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Unified Communication & Collaboration für die Regionalverwaltung von Kastilien und Leon
Die im Nordosten der iberischen Halbinsel gelegene Region Kastilien und Leon (Junta de Castilla y León) ist nicht nur die größte Spaniens, sondern zugleich die größte der gesamten Europäischen Region. Zusammengesetzt aus neun weiteren Bezirken erfolgt die Verwaltung dieses großflächigen Gebiets durch über 20.000 Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Institutionen. Hohe Erreichbarkeit, nahtlose Kommunikation auch mobiler Mitarbeiter und die Nutzung modernster Kommunikationskanäle inklusive Meeting via Videokonferenz sind für eine moderne und effiziente Verwaltung zwingend erforderlich.
Durch den Einsatz von Unified Communication & Collaboration überwindet die Regionalverwaltung von Kastilien und Leon die geographisch weite Verteilung ihrer Mitarbeiter und bindet auch mobile Kräfte nahtlos ein.
Durch den Einsatz von Unified Communication & Collaboration überwindet die Regionalverwaltung von Kastilien und Leon die geographisch weite Verteilung ihrer Mitarbeiter und bindet auch mobile Kräfte nahtlos ein.
Die Anforderungen
Nahtlose Kommunikation aus einem Guss.
Die Regierung wollte die Verwaltung in der großflächigen Region so effizient und bürgernah wie möglich gestalten. Die größten Hemmnisse waren dabei die Überwindung weiter Strecken und die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Institutionen der Region. Der Ausgangspunkt war eindeutig: Die Nutzung von E-Mail war allein nicht ausreichend, zudem verlangsamten heterogene Systeme für E-Mail und Telefon die Kommunikation unter den Verwaltungsangestellten. Die Möglichkeit, die bestehenden Systeme weiter auszubauen, war ebenso wenig gegeben wie eine zentrale Verwaltung mobiler Endgeräte. Eine moderne Verwaltung erfordert jedoch eine immer engere Zusammenarbeit unterschiedlicher Institutionen und Ämter. Entsprechend galt es mittels Anzeige des Präsenzstatus die Erreichbarkeit der Mitarbeiter zu erhöhen und darüber hinaus die Möglichkeit zu direkter Zusammenarbeit über räumliche Grenzen und verschiedene Organisationseinheiten hinweg zu schaffen.
Die Regierung wollte die Verwaltung in der großflächigen Region so effizient und bürgernah wie möglich gestalten. Die größten Hemmnisse waren dabei die Überwindung weiter Strecken und die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Institutionen der Region. Der Ausgangspunkt war eindeutig: Die Nutzung von E-Mail war allein nicht ausreichend, zudem verlangsamten heterogene Systeme für E-Mail und Telefon die Kommunikation unter den Verwaltungsangestellten. Die Möglichkeit, die bestehenden Systeme weiter auszubauen, war ebenso wenig gegeben wie eine zentrale Verwaltung mobiler Endgeräte. Eine moderne Verwaltung erfordert jedoch eine immer engere Zusammenarbeit unterschiedlicher Institutionen und Ämter. Entsprechend galt es mittels Anzeige des Präsenzstatus die Erreichbarkeit der Mitarbeiter zu erhöhen und darüber hinaus die Möglichkeit zu direkter Zusammenarbeit über räumliche Grenzen und verschiedene Organisationseinheiten hinweg zu schaffen.
Die Lösung
Unified Communications - Teamarbeit in Echtzeit.
Eine hohe und transparente Erreichbarkeit der über 20.000 Verwaltungsmitarbeiter in unterschiedlichen Institutionen sollte realisiert werden. Hierfür wurde im ersten Schritt das Verzeichnis (Directory) aller Nutzer vereinheitlicht und ein homogenes und leistungsfähiges Emailsystem mit neuen Funktionen installiert. Im nächsten Schritt erfolgte die Installation einer UCC-Plattform, also die Bündelung aller Kommunikationskanäle auf der gemeinsamen Plattform des Internet-Protokolls (IP). Seither werden Telefonate als Voice over IP (VoIP) vermittelt und mit Instant Messaging (IM), E-Mail, und Video-Konferenzen verknüpft. Wesentlicher Vorteil: Der Präsenzstatus zeigt an, welcher der in Frage kommenden Ansprechpartner gerade erreichbar ist. Dabei ist es egal, ob er sich gerade im Büro, in einer anderen Dienststelle oder auf einer Dienstreise befindet und dort nur per Handy erreichbar ist. Dazu wurde ein Microsoft Office Communication Server (OCS) mit der bislang genutzten Telefonanlage von Nortel in die Lösung integriert.
Eine hohe und transparente Erreichbarkeit der über 20.000 Verwaltungsmitarbeiter in unterschiedlichen Institutionen sollte realisiert werden. Hierfür wurde im ersten Schritt das Verzeichnis (Directory) aller Nutzer vereinheitlicht und ein homogenes und leistungsfähiges Emailsystem mit neuen Funktionen installiert. Im nächsten Schritt erfolgte die Installation einer UCC-Plattform, also die Bündelung aller Kommunikationskanäle auf der gemeinsamen Plattform des Internet-Protokolls (IP). Seither werden Telefonate als Voice over IP (VoIP) vermittelt und mit Instant Messaging (IM), E-Mail, und Video-Konferenzen verknüpft. Wesentlicher Vorteil: Der Präsenzstatus zeigt an, welcher der in Frage kommenden Ansprechpartner gerade erreichbar ist. Dabei ist es egal, ob er sich gerade im Büro, in einer anderen Dienststelle oder auf einer Dienstreise befindet und dort nur per Handy erreichbar ist. Dazu wurde ein Microsoft Office Communication Server (OCS) mit der bislang genutzten Telefonanlage von Nortel in die Lösung integriert.
Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter in den verschiedenen Institutionen ist inzwischen ganz spontan möglich: Der gewünschte Teilnehmer kann direkt aus einem Menü per Mausklick über verschiedene Rufnummern erreicht werden, wobei sich das Telefonat bequem zu einer Telefon- oder sogar zu einer Videokonferenz erweitern lässt. Auf diese Weise werden Verwaltungsabläufe insbesondere dann beschleunigt, wenn verschiedene Behörden an unterschiedlichen Standorten beteiligt sind. Eine Vielzahl vergeblicher Kontaktversuche und unzählige die Umwelt belastende Reisen wurde durch den Einsatz der UCC-Lösung vermieden.
Das Know-how
Telekommunikation und IT verschmelzen
Durch die Verschmelzung unterschiedlichster Kommunikationskanäle als Unified Communications wird eine Zusammenarbeit über die geographischen Grenzen sowie über die der beteiligten Institutionen hinweg in Echtzeit möglich. Die einheitliche Lösung basiert auf dem integrierten Know-how aus Telekommunikation, Informationstechnologie und der Integration der hierfür erforderlichen Anwendungen. Die ICT-Gesamtlösung für die Erfordernisse der Anwender optimal zu gestalten, ist die wesentliche Voraussetzung für ihre hohe Akzeptanz und damit einen schnellen Return on Investment (ROI).
Durch die Verschmelzung unterschiedlichster Kommunikationskanäle als Unified Communications wird eine Zusammenarbeit über die geographischen Grenzen sowie über die der beteiligten Institutionen hinweg in Echtzeit möglich. Die einheitliche Lösung basiert auf dem integrierten Know-how aus Telekommunikation, Informationstechnologie und der Integration der hierfür erforderlichen Anwendungen. Die ICT-Gesamtlösung für die Erfordernisse der Anwender optimal zu gestalten, ist die wesentliche Voraussetzung für ihre hohe Akzeptanz und damit einen schnellen Return on Investment (ROI).
Der Kundennutzen
Die Vorteile
- Einheitliche und sichere Infrastruktur für Kommunikation
- Direkter Kontakt zu relevanten und verfügbaren Teilnehmern durch Präsenzinformation
- Beschleunigung der Prozesse durch spontane Telefon- und Video-Konferenzen
- Vereinfachte Zusammenarbeit über Grenzen verschiedener Behörden hinweg
- Standortvorteil durch standortunabhängige Verfügbarkeit von Know-how
- Zentrale Verwaltung mobiler Endgeräte
- Instant Messaging erleichtert die Echtzeit-Kommunikation von taub-stummen Verwaltungskollegen
