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Öffentlicher Sektor
Landratsamt Neustadt Waldnaab telefoniert im Datennetz – Komfortabler für die Mitarbeiter, besser erreichbar für die Bürger
Ein Landkreis ist auf Draht – so überschreibt das Landratsamt Neustadt an der Waldnaab selbstbewusst seinen modernen Web-Auftritt und übertreibt damit kein bisschen. Erst recht nicht, seit Internet-Telefonie in der Behörde Einzug gehalten hat. Die Vorteile: deutlich mehr Arbeitskomfort für die Mitarbeiter des Landratsamts und mehr Qualität im Bürgerservice durch bessere Erreichbarkeit der Behörde.
Auf einen Blick
Als attraktiver Landkreis mit 38 Gemeinden und rund 100.000 Einwohnern präsentiert sich Neustadt an der Waldnaab im geographischen Zentrum Europas in der nördlichen Oberpfalz unweit der tschechischen Grenze. Die Wirtschaft wird geprägt durch die europaweit berühmte Bleikristallglas-Industrie und durch zahlreiche Produktionsbetriebe unterschiedlicher Branchen. Innovativ ist man hier allemal: Als erste der rund 20 deutschen Städte namens Neustadt sicherten sich die Oberpfälzer bereits 1996 die Domain neustadt.de. Und E-Government mit Dienstleistungen wie einem elektronischen Bürgerservice ist schon seit langem eine Selbstverständlichkeit.
Nur die Sache mit den Telefonen im Landratsamt – die war noch nicht gelöst. Mehr als drei Viertel der 300 Mitarbeiter hatten noch analoge Apparate auf dem Tisch stehen. Hinzu kamen noch die bevorstehende Einführung der bundesweiten Behördenrufnummer 115 und der Wunsch, offene technologische Standards wie Voice over IP einzusetzen.
- Kostenersparnis durch effiziente, zentrale Administration in Eigenleistung
- Bessere Erreichbarkeit als Behörde
- Integration mobiler Telefone und analoger Faxgeräte
- Schnell bei Umzug oder Einrichtung neuer Telefone (Bürgertelefon für besondere Anlässe)
- Zeit- und Kostenrahmen eingehalten
Lösung
Weil der langjährige Mietvertrag für die alte Telefonanlage des Landratsamts Ende 2008 auslaufen sollte, planten IT-Leiter Alfred Rast und sein Team frühzeitig eine ebenso kostengünstige wie moderne Technologie. Um das Rad nicht neu erfinden zu müssen, informierte sich Alfred Rast mit seinem Team über die Unified Communications Lösung von Cisco im benachbarten Landratsamt Schwandorf, das bereits seit zwei Jahren Erfahrungen mit Sprachtelefonie auf IP-Basis sammelte. Ein herstellerunabhängiges Beratungs- und Planungsbüro konzipierte und erstellte daraufhin für das Landratsamt Neustadt die Ausschreibung, aus der T-Systems mit dem wirtschaftlichsten Angebot als Gewinner hervorging. Aus einer Hand lieferte das IT-Service-Unternehmen die komplette neue Kommunikationslösung: Callmanager von Cisco, zur Ausfallsicherheit redundant ausgelegt, zwei Vermittlungsplätze, CTI-Software sowie Software für die Gesprächsdatenerfassung von weiteren Herstellern. Alle Mitarbeiter im Landratsamt telefonieren heute mit den gleichen VoIP-Telefonen mit gut lesbarem Farbdisplay. „Diese hochwertigen Apparate fördern natürlich die Motivation, sich auf eine neue Technik einzustellen“, sagt Alfred Rast. „Allerdings kannten die meisten Kollegen einige der Telefonfunktionen schon von ihren Apparaten zuhause – auch deshalb war es höchste Zeit, am Arbeitsplatz nachzuziehen.“ Dienst-Handys sind als Nebenstellen in der Anlage programmiert, und auch die vorhandenen analogen Faxgeräte können weiter betrieben werden.
Kundennutzen
Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter im Landratsamt Neustadt hat sich deutlich verbessert, denn die Gesprächsdatenerfassung wertet auch eingehende Anrufe aus und zeigt verlorene Gespräche an. Zudem können die Mitarbeiter dank Anruflisten die Bürger auch zurückrufen. Über Outlook lassen sich komfortabel Adresslisten im PC aufrufen oder im Internet eine Nummer markieren und von dort direkt eine Verbindung aufbauen. Wer eine interne oder externe Rufumleitung einstellen möchte, erledigt das schnell und bequem mittels Web Browser im Intranet. Die Gruppen- und Präsenzanzeige am Telefon zeigt, dass ein Kollege gerade telefoniert oder eine Rufumleitung aktiviert hat und trägt somit auch zur Beschleunigung der Arbeitsprozesse bei. Durch Einsatz von Analog-Adaptern von Cisco können selbst die vorhandenen Faxgeräte in der neuen IP-Umgebung weiter verwendet werden. „Besonders erfreulich war, dass wir das Projekt unter dem kalkulierten Budget und innerhalb unseres Zeitplans abschließen konnten“, sagt Alfred Rast.
