Automotive

Das Autohaus wurde im Jahr 1933 als Auto- und Fahrradwerkstatt gegründet. Seit 1990 ist Prengemann Vertragspartner von Volkswagen für VW Pkw und VW Nutzfahrzeuge. Der alteingesessene Familienbetrieb hat eine treue Stammkundschaft.

In der Kundenbindung und im Service liegen auch die Stärken des Betriebes. Mehrfach wurde das Autohaus von Volkswagen als Partner des Jahres ausgezeichnet, eine Würdigung bei der die Kundenzufriedenheit das wichtigste Bewertungskriterium ist. Das Thema EDV-Ausstattung ist bei Prengemann Chefsache und alle technologischen Neuerungen werden eingehend auf Sinn und Nutzen für das Tagesgeschäft überprüft.

Die Herausforderung: Ablösung der alten Finanzbuchhaltung

So kam auch die Finanzbuchhaltung auf den Prüfstand. Seit Jahren arbeitete das Autohaus Prengemann mit dem im VW/Audi Handel klassischen Buchhaltungs-System COMET, das jedoch vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt wird. Prengemann empfand vor allem die Auswertungsmöglichkeiten, die COMET bot, nicht mehr zeitgemäß. Handlungsbedarf bestand schließlich als die Finanzbehörde aufgrund gesetzlicher Neuregelungen (GDPDU) Finanzdaten in einem bestimmten Format (IDEA) verlangte. Ein Format, das COMET nicht direkt erzeugen kann.

Prengemann machte sich auf die Suche nach dem passenden System und nahm die im Volkswagen Umfeld angebotenen Systeme in Augenschein. Von vornherein wurde ein Outsourcing-Betrieb ausgeschlossen, denn die neue Finanzbuchhaltung sollte Inhouse laufen. „Bei einem Autohaus unserer Größe könnte man die Finanzbuchhaltung eigentlich auslagern. Aber für mich ist es eine grundsätzliche, unternehmenspolitische Entscheidung, in der Buchhaltung soviel wie möglich selbst zu machen. Schließlich handelt es sich um wichtige Daten und Informationen", erklärt der Inhaber Bert Prengemann. Der Steuerberater des Hauses empfahl die Buchhaltungssoftware Xenon, da diese auf einem System basiert, das bei Steuerberatern schon lange und erfolgreich im Einsatz ist. Das macht den Datentransfer mit dem Steuerbüro denkbar einfach. Ausschlaggebend für die Entscheidung Xenon einzusetzen war dann letztlich der Besuch bei dem Xenon Referenzbetrieb Auto-Technik in Brandenburg. Dort konnte sich Prengemann von dem Nutzen der Software überzeugen. gedas unterbreitete ein Angebot für eine 1-Platz-Version von Xenon, dessen einzelnen Komponenten passgenau auf sein Autohaus zugeschnitten wurden. Die Hardware bezog das Autohaus von einem lokalen Anbieter.

Das Projekt: Investition in die Zukunft

gedas setzte das Projekt gemeinsam mit dem Implementierungspartner AK Systemberatung und Softwarebetreuung um. Der erste Schritt war eine Projektbesprechung mit dem Kunden. Vor der Umstellung musste die alte Finanzbuchhaltung bereinigt werden und Auswertungen gedruckt werden, damit man diese später mit den Daten in der neuen Finanzbuchhaltung auf Konsistenz vergleichen konnte.

Am Tag der Umstellung wurden zunächst die Vorarbeiten noch einmal überprüft. Dann wurde das Standardsoftwarepaket der Xenon Finanzbuchhaltung installiert und für das Autohaus Prengemann eingerichtet. Für die Datenübernahme wurde ein spezielles Programm installiert. Übernommen wurden Daten wie Debitoren- und Kreditorenstammdaten, Monats- und Jahresverkehrszahlen und OP-Listen (Offene Posten). Schließlich wurden die Schnittstellen zu VAUDIS installiert und getestet. Im Anschluss an die Implementierung fand eine zweitägige Schulung statt. Am ersten Tag wurden die Grundbedienung des Programms und das Buchen geschult, am zweiten Tag ging es bereits um spezifische Themen wie Monatsabschluss und KER-Meldung.

Der Vorteil: Höhere Qualität in der Buchhaltung

„Von der Anwendung her ist die neue Buchhaltung schon ein echter Fortschritt", sagt Bert Prengemann. Die Xenon Finanzbuchhaltung ist einfach zu handhaben und das Buchen ist wesentlich komfortabler. Weitere Vorteile sind Schnelligkeit und Transparenz. Eingaben, die gemacht werden sind sofort sichtbar und damit nachvollziehbar. So ist die Erstellung des Jahresabschlusses heute viel unkomplizierter. Die Erstellung von Auswertungen war mit COMET quasi gar nicht möglich; Xenon bietet standardmäßig eine Fülle von Statistiken. So sind tagesaktuelle Auswertungen kein Problem. Das Autohaus Prengemann muss nicht erst warten bis der BM (Business Management) Report von Volkswagen zur Verfügung steht um zu wissen, wie es mit den Unternehmenszahlen steht. Ein Plus auch den Finanzinstituten gegenüber. „Der Kauf der Xenon Finanzbuchhaltung ist eine grundsätzliche Entscheidung, die man nicht einfach wieder rückgängig machen kann. Ein Auto kann man zurückgeben, so ein System nicht. Wir können zu unserer Entscheidung stehen", zieht Bert Prengemann Fazit.