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Angestrebt wird damit eine Verwaltung, die sowohl den Bürgern und Unternehmen einen einfacheren und schnelleren Zugang zu den Dienstleistungen der öffentlichen Hand erlaubt, als auch durch Verbesserung und Automatisierung der Abläufe erhebliche Kosten einspart. Damit werden Amtsbesuche nicht nur einfacher und schneller für die Bürger, sondern es werden volkswirtschaftlich erhebliche Kosten eingespart, die unser Land global wettbewerbsfähiger machen. Immerhin werden allein im Bereich der Gesundheitsverwaltung die jährlichen Einsparungen auf mehrere Milliarden Euro geschätzt.

Mehr Service für den Bürger

Wo die Städte und Gemeinden betroffen sind: Für die Kommunalverwaltung ergeben sich daraus ganz erhebliche organisatorische Änderungen. Die Leistungen, die für die Bürger erbracht werden, sollen anstatt mit den heute noch verbreiteten funktionsorientierten Abläufen (man muss zu x Dienststellen) durch fall­orien­tiert aufgebaute Bürgerbüros erledigt werden. Dort gibt es mehrere gleichartige Kundenserviceplätze, die jeweils sämtliche vom Bürgerbüro angebotenen Leistungen erbringen können („One Face to the Customer“). Immerhin umfassen diese das weite Spektrum von Ausweisausstellung über Hundesteuer und Jagdscheine bis zum Wunschkennzeichen. Die Bereitstellung der notwendigen Daten für die verschiedenen Arbeitsabläufe und die Anleitung zur adäquaten Vorgehensweise in den unterschiedlichen Fällen sind nur durch eine integrierte Informationsverarbeitung möglich. Solche Lösungen sind jedoch leider die ungewöhnlichen Ausnahmen und nicht die Regel in deutschen Kommunalverwaltungen.

Welche Anforderungen muss die IT erfüllen? Sie muss vor allem integriert sein. Das bedeutet, alle Daten werden nur noch einmal dort erfasst, wo sie entstehen. Das erspart doppelte Arbeit und schützt vor Fehlern. Allerdings müssen die Daten dann auch allen Institutionen und Sachbearbeitern zur aufgabenbezogenen Verwendung bereitgestellt werden. Allein die damit verbundenen Einsparungspotenziale können die gesamte Umstellung auf eine derartige Lösung finanzieren und den Kommunen eine erhebliche Aufwandsreduktion bescheren.

Chance für die Kommunen

Leider werden solche Lösungen heute noch nicht fertig zur Installation angeboten. Dies hat im wesentlichen zwei Ursachen. Einerseits ist die öffentliche Verwaltung noch mehr als die private Wirtschaft vom Glauben an die Notwendigkeit von Individuallösungen infiziert. Dieser Fehler basiert auf der richtigen Erkenntnis, dass eine Standardlösung natürlich nicht genau in der Form der Verwaltungspraxis vorgeht, und dem falschen Schluss, dass sich auch eine neue IT-Lösung an die etablierte Vorgehensweise anzupassen habe – wofür es keinen vernünftigen Grund gibt. Andererseits fehlt der Politik eigentlich auf allen Ebenen die Einsicht für automationsgerechte Gesetzgebung und Vorschriften.

Hoffnung auf Weiterentwicklung: Die genannten Gründe haben bisher eine Entwicklung von Programmen verhindert, die alle Anforderungen erfüllen, weil sie für die Softwarehersteller zu wenig Absatzchancen boten. Die in den letzten Jahren wesentlich verbesserte Technologie der Datenspeicherung und Bereitstellung in Verbindung mit der gerade neu entstehenden Architektur auf Basis von Services bietet jedoch eine neue Chance für die Kommunen und die IT-Hersteller. Einige Allianzen wurden schon vereinbart, und der finanzielle Druck wächst so sehr, dass man sich die extravaganten Individuallösungen in Zukunft nicht mehr leisten kann.